Wat is een Programma van Eisen en wat heb je eraan?
Het Programma van Eisen beschrijft op een objectieve manier alle relevante eisen en wensen rond je nieuwe werkomgeving. Zo weet je dus precies waar je kantoorinrichting aan moet voldoen. Tijdens het ontwerpproces kun je bij elke beslissing toetsen of de gemaakte keuze voldoet aan de ruimtelijke, functionele en esthetische eisen en wensen in het PVE. Ook omvat het Programma van Eisen een stappenplan dat de logische volgorde van alle beslissingen bepaalt. Zo geef je het creatieve proces een kader en weet iedere projectdeelnemer op elk moment waar zij of hij aan toe is. In het PVE onderscheiden we ruimtelijke, functionele en esthetische criteria.
Programma van Eisen – ruimtelijke criteria
Bij het definiëren van de behoeften van de organisatie kijken we – afhankelijk of de fysieke vestiging bekend is – natuurlijk eerst naar de ruimtelijke beperkingen. De hoeveelheid vierkante meters die we tot onze beschikking hebben en hoe die zijn ingedeeld. Verder noteren we het aantal medewerkers en de benodigde werkplekken (ook afhankelijk van de mate van flexwerken of hybride werken) eventueel met een prognose van toekomstige groei of krimp. We bepalen het aantal spreekkamers, vergaderruimten, lounge-plekken en eventueel ‘silencepods’ of belcellen. Indien nodig plannen we ruimte voor een fysiek archief, een berging voor bedrijfsmaterialen of schoonmaakmiddelen. Is er een aparte printer-kamer nodig? Komt er een bedrijfsrestaurant of wil je diverse pantry’s? Receptie? Garderobe? Deze opsomming is zeker niet compleet, maar geeft wel een indruk van de vele beslissingen die je moet nemen en vastleggen voordat je begint met ontwerpen.
Programma van Eisen - functionele criteria
Bij de functionele criteria in het PVE gaat het om meer technische zaken, zoals verwarming, koeling en ventilatie per individuele ruimte. Sinds de opkomst van COVID staat luchtbehandeling hoog op de lijst van prioriteiten voor een gezonde werkomgeving. Maar een goede ventilatie is ook belangrijk in ruimten waar veel apparatuur staat te ronken. En natuurlijk in een keuken en de kantine.
Andere punten waar we op letten is voldoende verwarming, koeling en ventilatie. Plus de geluidsisolatie en akoestiek, met speciale aandacht voor bijvoorbeeld conferentieruimten met geluidsapparatuur. Functionele facetten van het PVE omvatten ten slotte de totale technische infrastructuur: plaatsing van stopcontacten, charge points (voor smart phones én auto’s) en data-aansluitingen.
Programma van Eisen – esthetische criteria
Van de entreehal tot de toiletruimtes: de vormgeving en kleurstelling van ruimten en inrichting bepalen sterk de uitstraling van je werkomgeving. Gebruik je flitsende kleuren of hou je het zen, kies je voor veel beplanting of wil je juist een industriële uitstraling? Groen of grijs? Warm of cool? Vanzelfsprekend houden we bij het bepalen van de esthetische criteria in het Programma van Eisen rekening met de huisstijl en het beoogde imago. Maar minstens zo belangrijk is het welbevinden van de mensen die er de hele dag in moeten werken. Dit zijn bij uitstek criteria die je samen met de gebruikers bepaalt.
Programma van Eisen – financiële criteria
Als het gaat om een projectinrichting zijn we bij Maasdam niet in eerste instantie op zoek naar de goedkoopste oplossingen. Onze primaire focus ligt op duurzaamheid: op het gebied van circulariteit halen wij steeds álles uit de kast. Het grappige daarbij is, dat juist door goed na te denken over hergebruik je ook veel kunt besparen. Immers, alles wat je – eventueel met een opfrisbeurt – kunt hergebruiken, hoef je niet nieuw te kopen. Wat wij allemaal doen om te zorgen dat jouw inrichting zowel duurzaam als economisch verantwoord is? Dat lees je op de pagina ‘Circulaire inrichting’. In de blog ‘Prijs en Kosten’ gaan we nader in op de financiële aspecten van de kantoorinrichting.
Bewezen aanpak voor het beste resultaat
Bij het opstellen van een Programma van Eisen gaan we niet over één nacht ijs. We zullen je eerst vragen om een werkgroep samen te stellen met vertegenwoordigers uit de organisatie. Liefst niet alleen directie en managers, maar ook – juist! – collega’s van andere afdelingen, die straks elke dag de bedrijfsruimtes mogen gebruiken. Zorg dat je een mooie dwarsdoorsnede van gebruikers in je werkgroep uitnodigt, zodat iedereen kan meebeslissen. Bovendien blijkt brede deelname aan de commissie ‘Programma van Eisen Werkomgeving’ in de praktijk een positief effect te hebben op de beleving van je nieuwe kantoorinrichting.
Het lekkere van samenwerken met Maasdam is onze zeer goed uitgewerkte en in de praktijk bewezen aanpak bij het opstellen van een PVE. Met brainstormsessies, presentaties van moodboards met referentiebeelden, en uitgebreide checklists om zeker te stellen dat we niks over het hoofd zien. Tegelijk proberen we buiten onze eigen kaders te treden om creatief mee te blijven denken over originele oplossingen voor een circulaire en dus duurzame interieurinrichting. Regels geven houvast, maar je moet ze ook lost durven laten. Dat past bij de Maasdam Mentaliteit.
Programma van Eisen voorbeeld?
Potentiële opdrachtgevers vragen ons vaak ze een voorbeeld van een Programma van Eisen te laten zien. We hebben natuurlijk legio bestaande PVE-voorbeelden op de digitale plank liggen, maar een bestaand Programma van Eisen voorbeeld opsturen zou een vertekend beeld geven. We hebben het immers niet voor jou gemaakt, maar voor een andere klant. Liever dan een PVE-voorbeeld op te sturen gaan we een constructief, kritisch en verhelderend gesprek met je aan, waarbij we zo goed mogelijk luisteren naar jullie wensen en plannen, om vervolgens met een voorstel te komen voor een aanpak op maat. Interesse? Vragen? PVE opstellen? Neem contact met ons op!